Op bezoek bij het Afrika-Studiecentrum

Vandaag werden ik en mijn collega's Judith en Agnes warm ontvangen in het Afrika-Studiecentrum (African Studies Centre) in Leiden. Hoewel het Afrika-Studiecentrum gevestigd is in een gebouw van de Universiteit van Leiden, is het een onafhankelijk instituut dat sociaal wetenschappelijk onderzoek doet naar Afrika en een collectie heeft met literatuur over Afrika. Dit instituut heeft ongeveer 50 mensen in dienst; ca. 25 onderzoekers, ca, 12 bibliotheekmedewerkers en ca, 12 ondersteunende stafmedewerkers. Elvire Eijkman en Gerard van de Bruinhorst zijn verantwoordelijk voor de aanschaf van de collectie en zij boden ons een interessant kijkje in de keuken van de bibliotheek van het ASC.

Het samenstellen van de collectie

Het ASC ontvangt met name geld van verschillende ministeries en het streven is om een zo compleet mogelijke Afrika collectie samen te stellen. Omdat zij niet direct een universiteit bedienen gaat dat anders in zijn werk als bij de Pierson Revesz en de Bushuisbibliotheek. Je vindt bij het ASC onder andere Afrikaanse kranten, meer Franstalige boeken en grijze literatuur dan bij ons en je vindt er veel uniek materiaal dat je niet bij de mainstream uitgevers zult aantreffen. Elvire en Gerard reizen dan ook 1 keer per jaar af naar Afrika om daar literatuur aan te schaffen op beurzen en bij universiteiten.

Als de literatuur binnenkomt wordt deze vervolgens uitgebreid beschreven in de Catalogus van het ASC. Een paar dingen zijn redelijk uniek aan deze catalogus:

- De verzamelbundels, de tijdschriftartikelen en de films in de catalogus beschikken over een samenvatting. De documentalisten schrijven deze samenvattingen doorgaans zelf (en zijn dus ook erg inhoudsdeskundig). Materiaal in en uit Afrika wordt vaak niet online beschreven en dat maakt deze catalogus een hele waardevolle bron om op zoek te gaan naar Afrika literatuur. Zeker omdat dit de tijdschriftartikelen betreft. In de gemiddelde universiteits bibliotheekcatalogus vind je namelijk alleen de tijdschrifttitels; niet de losse artikelen. De samenvattingen zijn ook terug te vinden in het Afrika Studies Abstracts Online dat ieder kwartaal uitgegeven wordt (in 1968 heette het ASAO nog Documentatieblad, en van 1994 to 2002 heette het African Studies Abstracts).

- Verder beschikt deze catalogus over een eigen trefwoordensysteem (thesaurus). Niet alleen is dit heel erg handig tijdens het gebruik van de ASC catalogus, dit is ook een handige bron als je op zoek bent naar literatuur in andere bronnen en moeite hebt met het verzinnen van goede zoektermen. De 5200 officiële thesaurustermen zijn namelijk gelinkt aan 6900 andere varianten (synoniemen, spellingsvarianten etc.).

De collectie zelf:

Het eerste boek (links, 1947) en het eerste A4 formaat boek (rechts, 1948)

Na Elvire en Gerard het hemd van het lijf gevraagd te hebben met betrekking tot hun werkzaamheden, werden we rondgeleid door Ella Verkaik. De boeken in het ASC staan gerangschikt op volgorde van binnenkomst. Het grappige daarvan is dus ook dat je het allereerste boek in deze collectie nog gemakkelijk kan terugvinden. Verder staan er kasten met microfiches die informatie over de ontwikkelingsplannen van Afrikaanse landen bevatten (ca. einde tweede wereldoorlog tot eind jaren '90) en hebben ze iets meer dan 1000 films over Afrika (van o.a. het Afrika in the Picture Filmfestival).

Verrijking van de Collectie

- De documentalisten van het ASC stellen ook met veel zorg Webdossiers samen over diverse onderwerpen (bijv. de verkiezingen, films, kinderen), met daarin zowel (informatie over) papieren materiaal als digitale bronnen. Je kan hierop een abonnement nemen via een mailinglist.

- Een hele mooie tool vond ik wel de Connecting Afrika website. Als ik het goed begreep bevindt deze zich nog enigszins in een Beta fase, dus ik hoop dat het oke is dat ik hierover schrijf, maar in deze database kan je zoeken naar online bronnen over Afrika. Deze database bevat materiaal dat eerst geautomatiseerd 'geoogst' wordt uit verschillende Open Access archieven waarna de inhoudsdeskundigen van het ASC het niet-relevante materiaal eruit halen.

- Naast de samenvattingen die de documentalisten schrijven, verzorgen zij ook een mooie online versie van de aanwinstenkast in de vorm van de Acquisition Highlights.

Al met al denk ik dat ik ook voor Agnes en Judith kan spreken, als ik zeg dat we het een hele interessante dag vonden en dat we erg veel geleerd hebben. Elvire en collega's, hartelijk dank voor de gastvrijheid!

Janneke (en Agnes en Judith)

P.s. Ik heb ook nog een korte presentatie over web2.0 gegeven, maar daarover meer in een volgende blogpost.
P.p.s. Esther, als je dit leest, complimenten voor je collectiebeleid met betrekking tot Zuid-Afrikaanse fictie; je was Gerard vaak net voor.