AP deel 1; Approval Plan voor Dummies

Sinds ik op de UvA werk (nu iets meer dan 4 maanden) ben ik ook terecht gekomen in de wondere wereld van de Approval Plans. Ik besteed er de laatste tijd veel tijd en werk aan, dus vandaar het voornemen om hier wat meer over te schrijven. Vandaag deel 1, gericht op familie, vrienden, klanten en ex-collega's die niet zo thuis zijn in de Approval Plan terminologie, zodat zij me de komende blogposts ook nog kunnen volgen.

Wat zijn Approval Plans? Een Approval Plan is een geautomatiseerde manier om boeken te selecteren (en dus te bestellen). Waar een vakreferent vroeger handmatig alle foldertjes van de uitgever doorwerkte, maakt de UvA FMG informatiespecialist van nu een lijst onderwerpscodes (het collectievormingsprofiel) die aansluiten bij het onderwijs en onderzoek dat er binnen de faculteit gedaan worden.

Wat moet je je voorstellen bij die codes? In het geval van de UvA maken wij gebruik van de Dewey Decimal Classification. De DDC bestaat uit een boomstructuur met 10 hoofdcategorieen, die zich erna weer laat onderverdelen in specifiekere subvelden.

000 – Computer science, information; general works
100 – Philosophy and psychology
200 – Religion
300 – Social sciences
400 – Language
500 – Science (including mathematics)
600 – Technology
700 – Arts and recreation
800 – Literature
900 – History, geography, and biography

Naarmate je dieper in de takken van deze boomstruktuur gaat zitten, wordt het onderwerp ook specifieker en komen er meer cijfertjes achter die punt. Bijvoorbeeld; 370 staat voor Education, 370.7 voor Education, research, related topics.

Na het maken van het collectievormingsprofiel, gaat dit naar 1 Leverancier (bij ons Blackwell) en zij sturen ons vervolgens boeken die voldoen aan het profiel. Deze leverancier haalt de boeken weer bij de diverse uitgevers, o.a. ook degenen van wie wij vroeger de foldertjes ontvingen.

Bij een gedeelte van de DDCcodes hebben we tegen de leverancier gezegd dat we eerst meer informatie willen ontvangen (slip) en de boeken die deze codes hebben worden pas opgestuurd als wij ze goedgekeurd hebben. Dat wil dus zeggen dat we niet alle boeken die die code hebben ontvangen.

Waarom ben ik blij met de Approval Plans? 

• In theorie is dit tijdsbesparend. Ik besteed minder tijd aan het doorspitten van folders en heb meer tijd om klanten te helpen. Het maken van een approval plan kost wel veel tijd. Ik persoonlijk vind dit wel veel leuker dan folders, websites etc. doorspitten. Maargoed, dat is persoonlijk.
  
• Het is makkelijker om een evenwichtige collectie op te bouwen. Door het gebruik van die codes heb ik ook een beter overzicht hoeveel ik aanschaf per subgebied (oke, een doorgewinterde rot in het vak voelt dit misschien aan zijn bibliotheekwater, ikzelf vind dit lastig). Zeker ook omdat collega Hans heel veel statistieken met betrekking tot onze Approval Plans bijhoudt en verzamelt. Ik behoud het overzicht hiermee veel beter.
  
• Andere voordelen zijn: kortere leveringstijd, kostenbesparing (kortingen van 15-20%), en continuïteit (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van een informatiespecialist of als er van baan gewisseld wordt).

Foto: de Bibliotheekcollectie in de Bushuisbibliotheek