Approval plan deel 2; de minpuntjes

Meer dan een jaar geleden schreef ik deel 1 van deze blogpost over het approval plan zoals we dat gebruiken bij de Pierson Revesz en Bushuisbibliotheek. Ik noemde toen een aantal pluspunten van het approval plan, maar zoals Bjorn terecht opmerkte, het is niet allemaal rozengeur en maneschijn tussen mij en mijn approval plans.

Nog even kort..
Een approval plan bestaat in den beginne uit een verzameling onderwerpen waarin als het goed is het onderzoek en onderwijs van de doelgroep weerspiegeld wordt. Bij die onderwerpen zoeken wij als informatiespecialisten de Dewey Decimal Classification (DDC) codes en vervolgens ontvangen we iedere week een lijst met boeken die deze codes toegekend hebben gekregen. Hieruit maken wij een selectie en deze boeken worden uiteindelijk naar onze bibliotheek opgestuurd. Eigenlijk is een approval plan een soort van email alert, maar dan voor heel veel uitgevers tegelijk, EN beperkt tot de onderwerpen waar het onderwijs en onderzoek van FMG zich mee bezig houdt*.

The Dewey Decimal System
Hoe zat het ook alweer met de DDC? Hieronder een korte uitleg uit de vorige blogpost.

Wat moet je je voorstellen bij de Dewey Decimal Classification? De DDC bestaat uit een boomstructuur met 10 hoofdcategorieen, die zich erna weer laat onderverdelen in specifiekere subvelden.

000 – Computer science, information; general works
100 – Philosophy and psychology
200 – Religion
300 – Social sciences
400 – Language
500 – Science (including mathematics)
600 – Technology
700 – Arts and recreation
800 – Literature
900 – History, geography, and biography

Naarmate je dieper in de takken van deze boomstruktuur gaat zitten, wordt het onderwerp ook specifieker en komen er meer cijfertjes achter die punt. Bijvoorbeeld; 370 staat voor Education, 370.7 voor Education, research, related topics.

Wat belangrijk is om te snappen, is dat er met de DDC in principe een oneindig aantal combinaties mogelijk is. Ieder cijfer uit een DDC code heeft een betekenis, en als een catalogiseerder daar zin in heeft, kan hij helemaal uit zijn plaat gaan en tot 15 cijfers achter de punt doorgaan. Dat heeft als voordeel dat je in principe ieder boek kunt plaatsen, ook als dat een nieuw onderwerp betreft, en je kan dit behoorlijk gedetailleerd doen (hoewel ik toch medelijden heb met klanten die dat uit de catalogus over moeten schrijven om vervolgens een boek uit de kast te halen). Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de Library of Congress classification of de Nederlandse Basisclassificatie die vaste categorieen hebben.

Deze eigenschap heeft als nadeel dat het voor een approval plan bijna onmogelijk is om alle DDC's te anticiperen. Voor een vakgebied als psychologie valt het doorgaans heel erg mee omdat psychologen meestal gedrag en mentale processen proberen te verklaren die weinig te maken hebben met een bepaalde periode of regio, maar bij antropologie kan een catalogiseerder behoorlijk gedetailleerd een code toekennen.

Voorbeeld
Een medewerker bestelde vorig jaar een boek met de DDC 306.76809961. Als je die code opzoekt in de database die we daarvoor hebben (Webdewey), vind je geen bijpassende betekenis. Maar dit is wat ik ervan maak:

Ten eerst is het handig om te weten dat 302-307 'specific topics in sociology and anthropology' zijn.

306.76809961 culture and institutions
306.76809961 sexual relations
306.76809961 sexual orientation
306.76809961 transsexuality
306.76809961 southwest central Pacific Ocean islands, and isolated islands of southeast pacific ocean

Een boek over transsekuelen in Oceanië (Stille Oceaan gebied) dus..

Titel: Migrating Genders: Westernisation, Migration, and Samoan Fa'afafine

Andere minpuntjes
- We werken met een platform dat verzorgd wordt door een internationale uitgever en dat heeft als grootste nadeel dat met name Nederlandse uitgevers minder aandacht krijgen dan zij verdienen, want de bestelsuggesties uit het approval plan zijn vooral afkomstig van mainstream uitgevers. Met betrekking tot Nederlandstalige publicaties is de oplossing daarvoor overigens vrij simpel. Ik loop eens in de zoveel tijd Netuit.nl na. Talen anders dan Nederlands worden doorgaans nauwelijks uitgeleend dus vanuit een pragmatisch (!) oogpunt vind ik het niet zo erg dat ik die mis.

- Ook helpt het niet als een vakgebied een interdisciplinair karakter heeft. Zo trof ik laatst een boek dat heel erg interessant was voor antropologie, maar met een algemene code uit het economische deel van de DDC. Deze code wil ik niet opnemen in mijn approval plan, omdat ik dan veel te veel ruis krijg. Dus met een approval plan voor een interdisciplinair vakgebied zal ik titels missen (merk op dat hetzelfde probleem zich voordoet bij andere classificatiesystemen; dit is niet DDC specifiek).

Weg met het Approval Plan?
Ik denk echt dat het naïef is om te denken dat ik wel alles zou vinden (en aanschaffen) als ik handmatig alle publicaties bij alle uitgevers langs zou lopen. Om te beginnen kan dat zowel wat betreft mijn budget als mijn beschikbare tijd sowieso niet. Met drie vakgebieden en vele andere taken lukt dat niet, tenminste, niet tot in perfectie.

Verder maken mensen, net als geautomatiseerde systemen, fouten en ik denk weet wel zeker, dat mensen zichzelf en hun perfectie op dit gebied overschatten. Bij een geautomatiseerd systeem is het makkelijk aanwijzen op welke punten het fout gaat maar ook ik maak fouten. Ik collectioneer voor 3 vakgebieden met ca. 600 wetenschappers en 2800 studenten, en het is vrij moeilijk om al dat onderwijs en onderzoek vooraan in mijn geheugen te houden terwijl ik boeken selecteer. Een approval plan is een prettige ondersteuning hierbij omdat er al een voorselectie op onderwerp heeft plaatsgevonden. En recognition is nou eenmaal makkelijker dan recall.

Eindconclusie
Een approval plan bespaart me veel tijd en helpt me om overzicht en balans in mijn collectiebeleid te houden. Het approval plan heeft een aantal problemen, maar daar ben ik voor een groot gedeelte van op de hoogte en ik kan daarvoor compenseren.

Wat mij betreft dus een kwestie van 1 + 1 = 2

Dat wil niet zeggen dat ik dit voor iedereen adviseer; punten waar je rekening mee moet houden bij deze manier van collectioneren:
- vergelijk hoeveel tijd het regelmatig bijstellen van je approval plan je kost ten opzichte van handmatig selecteren.
- je vakgebied; is dat internationaal georienteerd of juist niet?

Foto's van: Morganglines en RVWithTito

* twee kanttekeningen:
- Ooit was het de bedoeling dat we met een approval plan zouden werken waarop voor het grootste gedeelte boeken binnenkomen zonder dat een informatiespecialist dit boek gezien had. In de praktijk blijkt dit niet te doen. Het budget is te klein, het onderzoek en onderwijs is te divers en de catalogiseerders die DDC's toekennen zijn ook maar mensen dus dat gaat ook niet altijd goed.
- Dit is niet de enige manier waarop je met een approval plan kan werken. er zijn ook modellen waarbij een externe specialist boeken voor een bibliotheek selecteert en natuurlijk zijn andere classificatiecodes goed denkbaar.